Toimihenkilörekisteri

Tietosuojaseloste
asetus (EU) 2016/679 “GDPR”, laadittu 21.3.2021

1 Rekisterinpitäjä

Nurmijärven Yleisurheilu ry  (jäljempänä NYU, ”seura” tai ”me”) 
Y-tunnus: 1105282-6
Koskitie 11, 01800 KLAUKKALA
Kotipaikka: Nurmijärvi

1.1 Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö

Seuran puheenjohtaja. Puheenjohtajan yhteystiedot löytyvät seuran verkkosivuilta.
Sähköposti: puheenjohtaja@nyu.fi

1.2 Rekisterien vastuuhenkilö

Nurmijärven Yleisurheilun tietosuojavastaava vastaa rekisteriselosteesta, rekisterien tietosisällön ja käyttötarkoituksen määrittelystä ja menettelyistä, joilla käyttöoikeudet myönnetään ja rekisteröidyn informoinnin ja tarkastusoikeuden toteutuksesta.

Sähköposti: tietosuoja@nyu.fi

1.3 Rekisteriasioiden yhteyshenkilöt

Rekisteröityjen tietojen käsittelystä, tietojen korjauksista seurantoimihenkilöihin kuuluvat rekisterivastaavat. 

Jäsen- ja tapahtumarekisteriin liittyvissä kyselyissä ja päivityksissä ensisijaiset yhteyshenkilöt seuran urheilijoille ovat valmennuspäällikkö ja nuorisovastaava, muille jäsenille seuran taloudenhoitaja.

Valmennuspäällikkö:     valmennustoiminta@nyu.fi 
Nuorisovastaava:          nuorisotoiminta@nyu.fi
Talous ja rekisterit:        nyu@nyu.fi

Kilpailuihin liittyvissä rekisteriasioissa palvelee kilpailuja ennen, niiden aikana ja välittömästi niiden jälkeen yhteydessä kilpailukansiaan tai kilpailunjohtajaan. Muulloin kilpailurekisteriasioissa palvelee kilpailupäällikkö.

Kilpailupäällikkö:           kilpailutoiminta@nyu.fi

Yhteistyökumppanirekisterin asioissa yhteyshenkilönä on seuran taloudenhoitaja.

Talous ja rekisterit:        nyu@nyu.fi

2 Tarkoitukset, joita varten henkilötietoja käsitellään

NYU toimii rekisterinpitäjänä niille henkilötiedoille, joita keräämme jäsenistämme, toimihenkilöistämme, harjoitusryhmien, kilpailujen ja muiden tapahtumien osallistujista ja muista sellaisista rekisteröidyistä, joilla on toimintaamme muu asiallinen yhteys. Rekisterinpitäjänä olemme vastuussa näistä meille annetuista henkilötiedoista ja niiden käsittelystä. Tietosuojassa kyse on luottamuksesta, ja yksityisyytesi sekä henkilötietojesi suojaaminen on meille ensiarvoisen tärkeää. Sen vuoksi keräämme henkilötietojasi vain niissä määrin, kuin tarvitsemme niitä ylläpitääksemme ja hoitaaksemme jäsen- tai asiointisuhdettamme tai muuta niihin verrattavaa suhdettamme. Tässä tietosuojaselosteessa on käsitelty niitä periaatteita, joita noudatamme henkilötietoja käsitellessämme.

3.1 Toimihenkilörekisteri

3.1 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden (ml. johtokunnan jäsenet, valmennuspäällikkö, nuorisovastaava, tiedottaja, toimikuntien jäsenet, joukkueenjohtaja, ohjaajat, valmentajat)  osalta NYU:n oikeutettuun etuun eli sovittuun luottamustoimeen, työtehtävään tai yhteistyöhön. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia ovat:

  • ylläpitää seuran toiminnan kannalta välttämätöntä rekisteriä toimihenkilöistä (ml. palkatut työntekijät, valmentajat, ohjaajat, toimitsijat, tuomarit)
  • alaikäisten kanssa toimivan henkilön rikostaustaotteen tunnistetiedot
  • koulutusten järjestäminen ja niihin ilmoittautuminen tai kutsuminen
  • ylläpitää rekisteriä seuran kilpailuissa tapahtumissa palkattuna ja vapaaehtoisena työskennelleistä toimihenkilöistä
  • kutsua toimihenkilöitä seuran sääntöjen mukaiseen toimintaan
  • palkattujen toimihenkilöiden työsopimustietojen ylläpito
  • palkkojen, palkkioiden ja kulukorvausten maksu
  • vakuutustietojen välittäminen vakuutusyhtiölle
  • toimihenkilöille viestintä
  • muu seuran toiminnan kannalta välttämätön toimihenkilötietojen käsittely

3.2 Tietosisältö

Käsittelemme rekisteröidystä seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja tai henkilötietojen ryhmiä:

  • etunimi ja sukunimi
  • mahdolliset luvat ja suostumukset 
  • suoritetut toimihenkilötehtävään liittyvät tutkinnot, tutkinnon suoritusaika ja muut mahdolliset tutkinnon yksilöimiseen liittyvät tiedot
  • jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot 
  • yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero) 
  • valokuva
  • tiedot osallistumisesta toimihenkilötehtäviin sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin 
  • muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot 

3.3 Säännönmukaiset tietolähteet

  • Toimihenkilöltä itseltään suoraan järjestelmään, sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella, mobiilisovelluksen kautta, tai muulla vastaavalla tavalla
  • rekisterinkäsittelijän tai toimihenkilön syöttäminä 
  • seuran jäsenrekisteristä
  • seuran tapahtumarekisteristä
  • kilpailutoiminnan kilpailurekisteristä
  • SUL ohjaaja- ja valmentajatutkinnon suorittaneista ja Uudenmaan Yleisurheilu ohjaajatutkinnon suorittaneista
  • yleisurheilun tuomarikouluttajat ja SUL:n ja Uudenmaan Yleisurheilun tuomarirekisterit

Henkilötietoja voidaan kerätä ja kerättyjä henkilötietoja päivittää myös henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten yhteystietojen päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta tai yhteisöiltä, esimerkiksi: 

  • VRK/Väestötietojärjestelmästä, 
  • Postin osoitetietojärjestelmästä, 
  • puhelinyhtiöiden yhteystietorekistereistä ja 
  • muista vastaavista yksityisistä ja julkisista rekistereistä 

3.4 Tietojen luovutukset ja siirrot

Emme myy tai vuokraa rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille osapuolille. Luovutamme tietoja kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa:

  • seuran kolmannelta osapuolelta ostamien palveluiden toteuttamiseksi, silloin kun kolmannelle osapuolelle syntyy oikeutettu etu käsitellä osallistujan henkilötietoja (esim. leiri- ja majoitustoiminnassa, osallistujan vakuuttamiseksi tai turvallisuuspalveluiden toteuttamiseksi tapahtumissa)
  • voimme luovuttaa tietoja tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa.
  • voimme luovuttaa osallistujan henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassa olevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla.
  • voimme luovuttaa tilastotietoja jäsenmääristä, demografiatiedoista, kuten ikä ja sukupuoli haettaessa seuralle toiminta-avustuksia julkisilta ja yksityisiltä yhteisöiltä.
  • jos rekisteröity henkilö on erikseen antanut suostumuksensa seuran yhteistyökumppaneiden sähköiseen suoramarkkinointiin, voidaan osallistujan tietoja luovuttaa tarkoin valituille yhteistyökumppaneille markkinointitarkoituksiin.

Tietoja ei siirretä säännönmukaisesti EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle. 

3.5 Tietojen säilytys ja poisto

Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa ja se on suojattu salasanalla. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. 

Säilytämme

  • kaikkien toimihenkilöiden tietoja kymmenen (10) vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jolloin seura on viimeisen kerran maksanut henkilölle palkkaa tai muuta etuutta
  • muiden valmentajien tietoja yhden (1) vuoden sen kalenterivuoden päättymisestä, jolloin henkilö on viimeksi valmentanut seuran jäsentä
  • kilpailujen toimitsijatietoja viisi (5) vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jolloin henkilö on viimeksi ollut seuran järjestämissä kilpailussa toimisijatehtävissä

Suoritetut valmentaja-, ohjaaja ja tuomaritutkinnot eivät vanhene. Seuran kustantamien tutkintojen tietoja säilytettään, kunnes henkilö pyytää niiden poistamista, kuitenkin vähintään 10 vuotta tutkinnon suorittamisesta, tai on muuten ilmeistä, ettei henkilö ei enää toimi valmentaja-, ohjaaja tai tuomaritehtävissä (esim. henkilö on kuollut tai muuten pysyvästi estynyt toimimaan valmentajana).

Voimme kuitenkin olla velvoitettuja säilyttämään joitakin toimihenkilöiden henkilötietoja noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös toimihenkilönä toimimisen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen.

Toimihenkilörekisterin tiedot on talletettu Microsoft 365 -palveluun, jonne pääsy vaatii henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan.

3.6 Henkilötietojen käsittelijät

Seuran johtokunta, valmennus-, nuoriso- ja kilpailutoimikunnat siinä laajuudessa kuin nämä tarvitsevat henkilötietoja rekisteristä tehtävänsä toteuttamiseksi sekä seuran taloudenhoitaja voivat käsitellä henkilötietoja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti tässä tietosuojakäytännössä esitetyllä tavalla.

4 Rekistereiden suojauksen yleiset periaatteet

Rekisterit säilytetään lukitussa tilassa ja ne on suojattu salasanalla. Kunkin rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.

Henkilötietoja lähetettäessä seuran kotisivujen tai verkossa olevien lomakkeiden kautta, tiedonsiirtoon käyttäjän verkkoselaimesta vastaanottavalle palvelimelle käytetään TLS 1.2 tai uudempaa salausprotokollaa, aina milloin käyttäjän verkkoselain tätä tukee. Henkilötietoja ei ole mahdollista lähettää täysin suojaamattoman yhteyden kautta.

Sähköpostitse henkilötietoja lähetettäessä lähettäjä vastaa siitä, että tiedot on mahdollisesti lähetetty suojaamattoman yhteyden yli ja viestiä ei ole salattu. NYU suosittelee, ettei henkilötietoja lähetetä seuralle tai sen toimihenkilöille sähköpostitse, eikä seura koskaan lähetä henkilötietoja suojaamattomalla sähköpostilla.

Lomakkeilla ja sähköpostitse lähetetyt tai muuten seuran toimihenkilön kautta luovutetut henkilötiedot siirretään asianomaiseen rekisteriin ja alkuperäiset lomakkeen tiedot, sähköpostiviesti tai muu tietolähde tuhotaan tietoturvallisesti tietojen tallennuksen päätyttyä.

5 Rekisteröidyn oikeudet

5.1 Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2mainitulle yhteyshenkilölle.

5.2 Muut oikeudet

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.